Personnalisez vos rapports d’intervention
Optimisez votre logiciel SAV avec les interfaces personnalisées intervention
Lorsque vous effectuez des interventions de service après-vente (SAV) ou des opérations de maintenance, il est fréquent d’avoir besoin de réaliser des vérifications et des relevés de mesures spécifiques. Cependant, les logiciels SAV ou les applications de gestion des interventions présentent souvent des limites, notamment dans les secteurs du Service et du Bâtiment. Les activités et les particularités métiers varient considérablement. Un plombier, un électricien, un chauffagiste ou un climaticien n’a pas les mêmes besoins de relevés. Il est donc difficile, voire impossible, de concevoir un modèle de rapport standard pour chaque métier, d’autant plus que chaque entreprise a ses propres méthodes de travail. Cela risquerait d’alourdir le logiciel de gestion des interventions et de le rendre moins adaptable aux différentes situations rencontrées sur le terrain.
L’importance de rédiger un rapport d’intervention personnalisé
Que vous l’appeliez bon d’intervention, ou fiche d’intervention, il est indispensable de rédiger un rapport d’intervention pour toute opération d’installation, de réparation ou de maintenance afin de rendre compte des travaux réalisés chez le client.
Le logiciel de gestion des interventions Codial permet d’aller beaucoup plus loin en proposant à chaque entreprise de créer des formulaires personnalisés d’intervention pour :
- Guider le technicien sur les opérations à effectuer (checklist),
- Effectuer des relevés de mesure spécifiques,
- Renseigner des éléments en vue de génération de formulaire CERFA.
ex : Formulaire 13948*05 attestation simplifiée pour la TVA, Formulaire 15497*03 manipulation des fluides frigorigènes
Améliorer la traçabilité et l’efficacité de vos interventions
La rédaction d’un rapport d’intervention complet permet de gagner en efficacité et en productivité. En accédant à l’historique des interventions, les techniciens voient leur travail facilité. Avec plus d’informations sur la vie du produit, les techniciens interviennent de manière plus efficace. Même en cas d’absence ou de changement d’équipe, le technicien missionné est au fait de l’historique de l’équipement, ce qui simplifie son travail.
La centralisation des informations favorise la communication entre les équipes et les techniciens sur le terrain. La planification des interventions est simplifiée en prenant en considération le niveau d’urgence déterminé à partir des observations sur le terrain.
Comment personnaliser son rapport d’intervention ?
Créer des champs personnalisés dans son bon d’intervention
De nombreux logiciels SAV ou de maintenance fournissent des champs standards tels que « travaux effectués » ou « valeurs relevées« . Parfois, ces champs suffiront, parfois, ils atteindront rapidement leur limite. Bien que les champs textuels offrent la possibilité de renseigner diverses informations, les extraire et les contrôler pour garantir qu’ils contiennent toutes les données nécessaires peut s’avérer difficile.
Pour remédier à ce problème, le logiciel de gestion des interventions Codial permet de créer des fiches personnalisées avec tous les champs que vous souhaitez : texte, numérique, date/heure, case à cocher, bouton radio, liste de sélection, images…
Toutes les valeurs sont enregistrées de manière distincte dans la base de données, ce qui facilite leur extraction et leur exportation.
Tout enregistrer au sein de l’intervention offre des avantages :
- Vous n’avez pas besoin de faire une checklist papier ou Excel puis de l’annexer au dossier.
- Vous faciliter la maintenance en accédant à l’historique des interventions pour chaque article/équipement
- Vous réalisez des statistiques facilement. Toutes les données sont exportables individuellement.
Choisir la fiche personnalisée à affecter en fonction du type d’intervention
Pour ne visualiser et ne renseigner que les champs utiles à votre bon d’intervention, l’application de gestion SAV Codial permet de choisir la fiche personnalisée à afficher en fonction du matériel à réparer/entretenir. Il vous suffit de spécifier l’affectation sur le bon d’intervention pour que la tablette ou le mobile du technicien affiche automatiquement l’interface personnalisée appropriée.
Par exemple dans le domaine du Bâtiment, un climaticien-chauffagiste n’effectuera pas les mêmes points de contrôle sur une chaudière que sur une climatisation.
- Pour une intervention d’entretien de chaudière, vous affectez la fiche personnalisée « CHAUD : contrôles et relevés de température ».
- Pour une intervention d’entretien de climatisation, vous affectez la fiche personnalisée « FROID : contrôles et relevés de température ».
Vos bons d’interventions ne sont pas « pollués » par une multitude de champs inutiles, seuls ceux nécessaires sont visibles par le technicien pour être complétés.
Comment compléter son bon d’intervention personnalisé ?
Grâce aux interfaces personnalisées, adieu les documents papier ! Le technicien terrain saisit directement les informations sur son ordinateur portable ou sur son application mobile depuis sa tablette ou son smartphone. Le processus est simplifié grâce aux cases à cocher, à la dictée vocale, ainsi qu’aux phrases préenregistrées. Dans certains cas, des macros permettent même de calculer et préremplir certains champs.
Pensées spécifiquement pour les techniciens nomades, les interfaces de saisie personnalisées simplifient la synchronisation des données en les transmettant automatiquement à la centrale. Cette communication instantanée des rapports d’intervention et de maintenance permet à vos équipes d’économiser un temps précieux, éliminant ainsi la saisie répétitive sur papier et les risques d’erreur associés.
De plus, une fois l’intervention terminée, l’application permet également de générer un rapport d’intervention personnalisé et complet et de l’adresser directement au client par email.
Les interfaces personnalisées pour la génération de formulaire CERFA
Gérer des interventions ne se limite pas à la rédaction de rapports d’intervention ou à de la facturation de bons d’intervention. De plus en plus d’entreprises font face à des obligations législatives importantes comme la rédaction de formulaires CERFA pour justifier leur activité.
Les interfaces personnalisées peuvent aussi vous aider dans cette mission, en renseignant les informations de manière normalisée, comme c’est le cas pour la manipulation et la gestion des fuites des gaz frigorigènes.
C’est simple et rapide. Vous cochez et remplissez les informations variables et le formulaire CERFA est généré automatiquement. Il peut être annexé au rapport d’intervention envoyé au client.
L’interface personnalisée, l’outil indispensable pour optimiser la gestion de ses interventions
Les interfaces personnalisées complètent parfaitement le logiciel de gestion des interventions Codial et l’application mobile Interventions. Que ce soit pour des opérations de service après-vente (SAV), d’installation, de maintenance ou d’entretien, ces interfaces vous permettent de personnaliser vos rapports d’intervention de manière simple et sans recourir à des développements spécifiques complexes et coûteux.
En offrant des rapports d’intervention adaptés à chaque besoin, vous améliorez la traçabilité des interventions et vous simplifiez le travail quotidien de vos techniciens. La satisfaction client augmente, car vos clients perçoivent nettement votre efficacité et votre professionnalisme.
