Les mentions communes à toute facture électronique ou papier 

Certaines mentions sont valables pour toutes les factures, quel que soit leur format. Elles sont essentielles pour l’identification du vendeur, de l’acheteur, du bien ou du service vendu, et pour le calcul de la TVA. 

Voici les éléments à faire figurer obligatoirement : 

• La date de la facture 
• Le numéro de la facture, basé sur une série chronologique et continue 
• La date de la vente ou de la prestation de service, si différente de la date d’émission 
• L’identité du vendeur ou prestataire : nom, adresse, numéro SIREN ou SIRET, code NAF, forme juridique et capital social le cas échéant 
• L’identité de l’acheteur : nom ou raison sociale, adresse 
• Le numéro de TVA intracommunautaire du vendeur et du client professionnel (sauf micro-entreprise en franchise) 
• La désignation et quantité des produits ou services 
• Le prix unitaire hors taxe (HT), les réductions éventuelles, le montant total HT 
• Le taux de TVA appliqué et le montant de TVA correspondante 
• Le montant total toutes taxes comprises (TTC) 
• La date de règlement, les conditions de paiement, les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement 

Ces mentions sont obligatoires dès lors que la facture concerne une opération entre professionnels. 

Les mentions spécifiques à certaines situations 

Certaines situations particulières nécessitent des mentions supplémentaires sur vos factures : 

• En cas de franchise en base de TVA : la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » doit être précisée. 
• Si la TVA est autoliquidée par le client (cas de sous-traitance ou d’opérations intracommunautaires) : la mention « autoliquidation » est obligatoire. 
• Pour les livraisons intracommunautaires exonérées : la mention « exonération de TVA, article 262 ter I du CGI » est requise. 
• En cas de régime particulier de TVA (marge sur biens d’occasion, agences de voyages, etc.) : une référence à la nature du régime doit être incluse. 

Ces mentions adaptent le contenu de la facture à votre situation fiscale et à la nature de l’opération. 

Les spécificités de la facture électronique 

Une facture électronique ne se limite pas à intégrer les mentions légales classiques dans un fichier PDF. Elle obéit à un cadre technique et réglementaire beaucoup plus structuré. C’est ce qui la distingue fondamentalement d’une facture simplement dématérialisée. 

Pour être considérée comme conforme, une facture électronique doit : 

• Être émise au format structuré (UBL ou CII) ou hybride (comme Factur-X, qui combine un PDF lisible et des données XML intégrées). 
• Transiter via un canal reconnu par l’administration : une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou un Opérateur de Dématérialisation (OD) qui transmettra à une PDP.
• Contenir des données structurées appelées métadonnées, qui permettent à l’administration fiscale de traiter automatiquement les éléments clés de la facture (montants, taux de TVA, identifiants, etc.). 
• Être transmise à l’administration fiscale en parallèle de son envoi au client (c’est le principe du e-reporting, selon le type d’opération). 
• Être archivée numériquement pendant 10 ans, avec des garanties d’intégrité, de lisibilité et d’accessibilité. 

En clair, une facture électronique valide repose autant sur son contenu légal que sur son contenant technique. Ces exigences visent à assurer la transparence des échanges, la traçabilité des opérations et la sécurisation de la TVA collectée. 

La mise en œuvre de ces spécificités techniques est souvent gérée par votre logiciel de facturation ou votre plateforme, mais il reste essentiel de comprendre ces éléments pour s’assurer que tout est en place. 

En cas de doute, mieux vaut se rapprocher de votre expert-comptable ou de votre prestataire de solution pour vous assurer que vos factures respectent bien l’intégralité des exigences légales et fiscales. 

Ce que vous risquez en cas d’oubli 

L’émission d’une facture incomplète ou non conforme peut entraîner des conséquences importantes : 

• Refus de déduction de la TVA pour vos clients 
• Sanctions administratives (amendes forfaitaires) 
• Remises en cause fiscales lors d’un contrôle 
• Non-paiement de cette facture puisque non prise en compte 

Il ne s’agit donc pas d’une formalité secondaire, mais d’une condition essentielle de validité de vos factures. 

Bon à savoir 

• Une facture électronique sans les bonnes mentions sera rejetée par l’administration ou par la PDP 
• Certaines plateformes prennent en charge les mentions automatiquement, mais la responsabilité reste celle de l’émetteur. 
• Les erreurs ou oublis ne sont pas seulement gênants : ils peuvent coûter cher en cas de contrôle fiscal.