De nombreux logiciels promettent d’assurer la gestion de projets et notamment dans le secteur du Bâtiment le suivi de chantiers. Appelés projets ou affaires, dans d’autres secteurs, qu’est-ce que le terme « gestion de chantiers» englobe-t-il vraiment ? Dans le cadre de la gestion de chantiers/projets/affaires, il revêt de nombreux aspects :

Les aspects essentiels de la gestion d’affaires ou de chantiers

• Création et modifications du projet/chantier initial,
• Définition des besoins,
• Définition du budget,
• Découpage des lots (phases) et planification globale (diagramme GANTT ou plan de charge),
• Planification des tâches en fonction des ressources disponibles (humaines, matérielles),
• Coordination avec les intervenants internes et externes,
• Suivi des tâches,
• Réception des livraisons sur chantier,
• Suivi des temps passés (saisie horaire) et des frais associés,
• Suivi financier (dépenses, règlements, avancement, factures de situation, marge, rentabilité, affectation comptable…),
• Respect des délais.

Pour gérer un chantier ou un projet de manière efficace, il faut donc être organisé et rigoureux. Et bien souvent, les responsables de projets font souvent face à des aléas. Pour prendre rapidement les bonnes décisions, ils doivent disposer facilement d’un accès à toutes ces informations.

Disposer d’un accès centralisé à l’information et aux indicateurs statistiques

Chez Codial, le terme « chantier », « projet » ou « affaire » est considéré comme un dossier centralisateur qui permet de suivre tous ces aspects :

• Les informations liées au chantier : nom, date début/fin, affectation, descriptif, commercial, adresse, livraisons sur le chantier, les sous-chantiers, etc.
• Les tiers : le client, les fournisseurs, les intervenants externes ou internes, les équipes
• Les documents associés avec gestion des rubriques et affectations :  Ventes, Achats, Sous-traitance.
• Les bordereaux de prix
• Les consommations
• Les heures travaillées par salarié
• Les frais engagés (repas, hôtels, frais kilométriques, carburant…)
• Les règlements : clients, fournisseurs et sous-traitants
• Les demandes commerciales et techniques (appels et hotline)
• Les documents de la GED
• Le budget détaillé : marché, facturé, réalisé, engagé, les écarts, la répartition
• Les marges : nette, avancement, main-d’œuvre, prévue, réalisée
• Les statistiques et analyses : rentabilité, déboursé, financière, consommation, main-d’œuvre, budget, document

Les informations et documents sont ajoutés, modifiés ou supprimés directement depuis l’écran principal. Comme tout est centralisé au même endroit, Codial restitue des analyses et statistiques en temps réel en prenant en compte tous les éléments pouvant affecter la rentabilité et l’avancement d’un projet.

Grâce aux graphiques et aux jauges, vous pouvez visualiser rapidement vos marges, la différence entre le réel et le théorique, l’avancement, le facturé/réalisé/engagé…

Pour une analyse plus fine, des tableaux détaillés sont fournis avec :

• Le montant du marché principal et celui des travaux supplémentaires
• Les déboursés selon les rubriques : matériaux, main-d’œuvre, sous-traitances …
• Les frais engagés (commandes d’achats en cours) et réalisés (factures d’achats)
• Main-d’œuvre : quantité et montants prévus et réalisés
• Les prix de revient
• La marge (montant et pourcentage)

D’autres états et analyses récapitulatifs standards et personnalisés sont aussi disponibles pour vous permettre d’obtenir les informations d’un ou plusieurs chantiers simultanément.

Autres fonctionnalités pour gagner en efficacité

Des modules annexes comme le planning des ressources, le planning de chantier, le plan de charge, le centre d’Actions, la gestion de compte prorata, peuvent s’ajouter pour gérer les aspects liés à la planification ou à la gestion financière, des tâches et des appels.

De même, pour gérer ce qui se passe « physiquement » sur le chantier, des applications mobiles natives sont disponibles pour :

• Réceptionner les marchandises sur le chantier
• Saisir les heures et les frais
• Gérer ses tâches et ses appels (Centre d’Actions)

En conclusion, la gestion de chantiers nécessite la mise en place et le suivi de nombreux indicateurs pour conduire parfaitement son projet. Lorsqu’il est question de « gestion de projets, chantiers ou affaire », assurez-vous bien que tous les éléments précités soient bien pris en compte.