Quelle que soit la taille de votre entreprise, la facturation électronique et l’e-reporting vont devenir des obligations à plus ou moins brève échéance.

Pour l’émission de factures, il faudra être prêt au plus tard :

• le 1^er juillet 2024 pour les plus grandes entreprises
• le 1^er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire,
• le 1^er janvier 2026 pour les PME et TPE.

Toutefois, en France, quelle que soit la taille de votre entreprise, à partir du 1^er juillet 2024, vous devrez pouvoir RECEVOIR des factures électroniques. [EDIT 28/07/23 : la date a été reportée par la DGFIP et sera connue prochainement ]

Pour envoyer et recevoir vos factures électroniques et transmettre des données de facturation et de paiement à l’administration fiscale, vous devrez choisir une plateforme de dématérialisation. 2 options s’offriront à vous :

• Le Portail Public de Facturation (PPF, plateforme de l’État) qui sera gratuit et offrira un service minimum répondant aux obligations légales.
• Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) qui seront payantes et offriront des services complémentaires.

En fonction de vos besoins et des services offerts, ce sera à vous de décider quelle est l’option la plus intéressante.

Quels sont les avantages à choisir le portail public de facturation ?

1) LA GRATUITÉ

Le PPF sera fourni gratuitement par l’administration publique. En optant pour le PPF, vous économiserez sur les frais d’abonnement associés à une PDP.

2) LA CONFORMITÉ

Le PPF est développé pour être en conformité avec les réglementations fiscales et les normes de sécurité en vigueur. En choisissant le PPF, vous avez la certitude que la plateforme est conforme aux exigences légales, sans avoir à vous soucier de la mise à jour constante des réglementations.

3) L’ACCESSIBILITÉ

Le PPF est accessible à tous les fournisseurs et clients professionnels français, indépendamment de leurs logiciels de gestion. Cela facilite l’échange de factures entre les parties, sans nécessiter une intégration complexe ou des formats de fichier spécifiques.

4)  L’INTEROPÉRABILITÉ

Le PPF est conçu pour fonctionner avec d’autres systèmes et plateformes de facturation électronique, ce qui favorise l’interopérabilité entre les différentes parties. Cela facilite l’échange de données entre les différents acteurs et peut simplifier les échanges commerciaux.

5) LA FIABILITÉ ET LA SÉCURITÉ

Le PPF est le relais direct de l’administration fiscale ce qui lui assure une certaine fiabilité. Il est soumis à des protocoles de sécurité stricts pour protéger les données sensibles, garantissant ainsi la confidentialité et l’intégrité des informations.

Les PDP offrent de nombreux services, quels critères faut-il tenir compte pour orienter son choix ?

Les PDP sont souvent présentées comme incontournables, car elles offrent de nombreux services. Face à la multiplicité de l’offre, voici quelques critères à prendre en compte pour sélectionner une PDP adaptée à vos besoins.

1) L’ACCRÉDITATION DE L’ÉTAT

La plateforme doit IMPÉRATIVEMENT avoir reçu un agrément et donc un numéro d’immatriculation de l’administration fiscale. Sans ce sésame, elle ne pourra échanger des informations auprès du PPF.

À la date de rédaction de cet article (mai 2023), plusieurs dizaines de sociétés se sont portées candidates, mais elles ne pourront être toutes retenues. D’après le calendrier indicatif de déploiement de l’administration fiscale, les noms des PDP retenus seront dévoilés officiellement au cours du 2ème semestre 2023.

2) INTEROPÉRABILITÉ ET SÉCURITÉ DES DONNÉES

La plateforme doit être capable d’échanger des factures et des informations entre les clients, fournisseurs et partenaires de manière simple. C’est-à-dire qu’elle doit être en mesure d’accepter plusieurs formats de factures électroniques et de données de communication les plus courants : Factur-X, UBL, CII.

Pour faciliter vos flux de travail et éviter les problèmes d’incompatibilité, assurez-vous que la PDP puisse s’intégrer facilement avec vos systèmes de gestions existants (ERP, logiciel de comptabilité).

Les données de facturation et de règlements sont des données sensibles. La PDP choisie devra respecter des normes de sécurité strictes (localisation, protocoles de chiffrement, pare-feu, authentification, sauvegardes régulières, pas de transmission des données à des tiers…). Assurez-vous que la PDP propose bien un service sécurisé.

3) LE COÛT

Positionnez les besoins de votre entreprise par rapport aux offres des PDP. Assurez-vous préalablement qu’un tel coût soit nécessaire et adapté à votre volume de facturation.

• La prestation proposée par la PDP apporte-t-elle une réelle plus-value pour votre entreprise par rapport au Portail Public de Facturation gratuit ?
• Est-ce que les services compris vous permettront réellement de gagner en productivité administrative ?
• Quelle est la durée d’engagement et les conditions de résiliation ?

4) LES SERVICES PROPOSÉS

Toutes les plateformes ne proposent pas les mêmes services. En fonction de votre activité et vos besoins, certains pourront être utiles pour vous faire gagner du temps et offrir un retour sur investissement intéressant. Voici des exemples de services complémentaires facturés :

• Création et envoi de factures électroniques.
• Diversité des formats de factures proposés et conversion possible.
• Suivi des factures (date réception, ouverture, paiement).
• Archivage numérique.
• Conversion des factures papier en format électronique (scanne de la facture pour générer Factur-X).
• Suivi et gestion des paiements (réglé, en retard, gestion des échéances, paiements en ligne, affacturage…).
• Signature électronique.
• Intégration avec votre CRM.
• Gestion des litiges.
• Gestion de notes de frais.
• Rapports et analyses.
• Génération d’écritures comptables associées aux factures de Ventes et d’Achats.
• Gestion des droits d’accès à certaines informations pour les collaborateurs et comptables.
• etc.

5) LA FACILITÉ D’UTILISATION

La convivialité de la plateforme est un critère important à prendre en compte. Une bonne plateforme de dématérialisation de facturation électronique doit simplifier le processus de création, d’envoi et de gestion des factures électroniques, tout en offrant une expérience utilisateur agréable.

6) SUPPORT TECHNIQUE ET ASSISTANCE

Il est important de choisir une plateforme qui vous offre un bon support technique et une assistance adéquate. La forme proposée pour le support technique a son importance : assistance téléphonique, e-mail ou tchat direct… Choisissez ce qui vous correspond. Assurez-vous également de la réactivité du support et de sa capacité à répondre rapidement à tout problème éventuel. Une bonne assistance technique peut vous aider à éviter les interruptions de service et à intervenir rapidement pour résoudre les incidents techniques.

Conclusion

Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous devrez pouvoir recevoir des factures électroniques dès le 1er juillet 2024. Nous vous conseillons de ne pas attendre la date butoir d’émission de factures électroniques pour rechercher l’outil de gestion adéquat et effectuer vos tests d’émission.

Avant de vous engager auprès d’une PDP candidate, nous vous recommandons d’attendre la publication officielle de la liste par la Direction Générale des Finances Publiques. Vous aurez ainsi la certitude que la PDP aura bien été accréditée par l’Etat.

En cas d’hésitation, il peut être intéressant de tester dans un premier temps le Portail Public de Facturation qui proposera une réponse aux obligations du calendrier. Vous pourrez par la suite choisir une plateforme partenaire si les services du PPF ne vous donnent pas entière satisfaction.

En ce qui concerne Codial, nous attendons d’obtenir les informations techniques du PPF et de connaître les noms des plateformes nommées pour débuter le travail d’interopérabilité avec notre logiciel. Nous vous informerons au plus vite des PDP compatibles avec Codial.

N’oubliez pas que les plateformes ne sont que des relais d’échange et que vous devez veiller à produire des factures conformes qui contiennent toutes les mentions obligatoires au risque de vous exposer à des sanctions financières.